Fallstudie

Maßgeschneidertes Freiwilligenmanagement

Einleitung

GrüneWelle, ein gemeinschaftsorientierter Supermarkt setzt auf Nachhaltigkeit, fairen Handel und Engagement vor Ort. Begeisterte Freiwillige sind für den täglichen Betrieb des Ladens unerlässlich, und werden unter anderem für Schichten im Geschäft und als Fahrradkuriere eingesetzt.

Die Koordination von hunderten von Freiwilligen entwickelte sich jedoch zu einer großen Herausforderung für GrüneWelle. Unzuverlässige Schichtbesetzungen verursachten Probleme, die zu einer hohen Fluktuation und einer Beeinträchtigung der allgemeinen Effizienz des Supermarktbetriebs führten. GrüneWelle suchte nach einer Lösung, um das Freiwilligenmanagement zu optimieren, die Schichtkoordination zu verbessern und eine zuverlässige und nachhaltige Freiwilligenarbeit für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Problemstellung

GrüneWelle versuchte zunächst, die Freiwilligenkoordination mit Google Sheets zu bewältigen. Diese provisorische Lösung war zwar zugänglich, aber ineffizient. Das Personal verbrachte viel Zeit damit, den Plan zu aktualisieren und Freiwillige anzurufen. Das Ergebnis? Ein enormer Zeitaufwand behinderte den reibungslosen Ablauf des Geschäfts.

Professionelle CRM-Lösungen und vorgefertigte Anbieter schienen eine verlockende Alternative, aber sie waren nicht ideal. Diese Systeme waren oft aufgebläht und verwirrend, was zu einer steilen Lernkurve für das Personal führte. Zusammen mit laufenden Kosten und einem Mangel an offenen Standards stellten sie eine Barriere für zukünftige technikaffine Unterstützer dar, die die Werte der Organisation teilten. Letztendlich konnten diese Lösungen das Hauptproblem von GrüneWelle – die geschickte Orchestrierung von hunderten Freiwilligen – nicht ausreichend lösen.

Unsere Lösung

Um die einzigartigen Herausforderungen von GrüneWelle zu bewältigen, entwickelten wir eine maßgeschneiderte VueJS Progressive Web App (PWA) für mobile und Desktop-Geräten funktioniert. Zusätzlich implementierten wir ein Directus-basiertes Backoffice, um Verwaltungsaufgaben effizient zu bewältigen.

Die wichtigsten Funktionen unserer Lösung waren:

• Intuitive Benutzeroberfläche ohne Schulungsbedarf für Freiwillige oder Mitarbeiter
• Erinnerungen an Freiwillige vor ihren Schichten, um die Teilnahme zu verbessern
• Reibungslose Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen, die Teamgeist und Koordination fördern
• Solides Nachverfolgen von Fehlzeiten, um Probleme proaktiv zu lösen
• Selbstorganisation der Freiwilligen bei unbesetzten Schichten, um die Belastung des Personals zu reduzieren und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten

Unsere innovative Lösung revolutionierte das Freiwilligenmanagement von GrüneWelle und machte es effizient, angenehm und nachhaltig für alle

Implementierung

Ich bin stolz darauf, dass ich mit Akronym maßgeschneiderte Softwarelösungen anbieten kann, die auf die einzigartigen Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind. Der Implementierungsprozess für die Freiwilligen-Orchestrierungsplattform von GrüneWelle verlief wie folgt:

1. Erstberatung und Anforderungsanalyse: Wir vertieften uns in den Arbeitsablauf von GrüneWelle, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Während unserer Analyse stellten wir fest, dass Freiwillige oft unsicher waren, welche Aufgaben sie während der Schichten übernehmen sollten. Dies führte dazu, dass wir leicht zugängliche In-App-Dokumentationen in unsere Lösung einfügten, um sicherzustellen, dass die Freiwilligen klare Anweisungen zu ihren Verantwortlichkeiten erhielten.
2. Softwareentwicklung und Anpassung: Unser Expertenteam entwickelte eine Vue-Frontend-Anwendung, kombiniert mit einem selbst gehosteten BaaS-Framework, Directus, das reibungslos in die bestehende Datenbankinfrastruktur des Kunden integriert wurde. Um den besten Sicherheitspraktiken gerecht zu werden und technisch versierten Kunden gerecht zu werden, implementierten wir branchenübliche Autorisierungs- und Authentifizierungsmechanismen, die den Datenschutz gewährleisteten und gleichzeitig die einfache Aktualisierung in der Zukunft sicherstellten.
3. Testen und Validierung: Wir bezogen die Organisation und die Freiwilligen in den Test- und Validierungsprozess ein, um Feedback zu sammeln und die Plattform zu optimieren. Diese Zusammenarbeit stellte sicher, dass unsere Lösung effektiv auf ihre Bedürfnisse und Erwartungen einging.
4. Einsatz und Integration: Nach einer schnellen Entwicklungszeit von drei Wochen setzten wir die Plattform ein und integrierten sie in den Arbeitsablauf von GrüneWelle. Wir boten auch fortlaufende Unterstützung und Anleitung, um einen reibungslosen Übergang zum neuen System sicherzustellen, und halfen der Organisation, ihr Freiwilligennetzwerk zu verwalten.

Ergebnisse

Nach der Implementierung unserer Lösung für GrüneWelle verzeichnete die Organisation erhebliche Verbesserungen in den betroffenen Bereichen. Die wöchentlich eingesparten Stunden bei der Planung und Verwaltung von Freiwilligen waren bedeutend und ermöglichten es dem Team, sich auf andere drängende Herausforderungen zu konzentrieren, für die sie bisher keine Zeit hatten.

Zusätzlich zu diesen Zeiteinsparungen erzielte GrüneWelle zahlreiche weitere Vorteile durch unsere Lösung. Das Engagement der Freiwilligen florierte, dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und effizienter Kommunikationsfunktionen, die ein Gemeinschaftsgefühl und Zusammenarbeit förderten. Die Organisation bemerkte außerdem eine bessere Schichtabdeckung, zufriedenere Freiwillige und eine deutliche Verbesserung des gesamten Ladenbetriebs.

Durch die Partnerschaft mit Akronym gewann GrüneWelle nicht nur ein unschätzbares Werkzeug zur Verwaltung ihrer Freiwilligen, sondern gewann auch eine enger zusammenarbeitende Organisation, die für weitere Herausforderungen gewappnet war.

Schlussfolgerung

Der Erfolg der Freiwilligenmanagement-Plattform von GrüneWelle zeigt wie IT-Consulting und eine maßgeschneiderte Softwarelösungen helfen können. Durch die Optimierung der Freiwilligenkoordination und die Förderung einer besseren Kommunikation haben wir den Betrieb von GrüneWelle transformiert und dabei die Gesamteffizienz und Zufriedenheit der Freiwilligen verbessert.

Ich strebe danach, innovative und effektive IT-Beratungsdienste anzubieten, die Organisationen dabei unterstützen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Lasst uns gemeinsam daran arbeiten, eure Vision Wirklichkeit werden zu lassen!